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Collegio sindacale di s.p.a.: funzionamento

Sommario

Inquadramento | Disciplina generale del Collegio sindacale | Le fonti sul funzionamento del Collegio sindacale | Il principio di collegialità e il ruolo del presidente | Il funzionamento del Collegio sindacale: premessa | Le riunioni: la cadenza | (Segue) la convocazione | (Segue) modalità delle riunioni | (Segue) decadenza dall’ufficio di sindaco | (Segue) il verbale delle riunioni | (Segue) i quorum: costitutivo e deliberativo | (Segue) Invalidità delle deliberazioni | Utilizzo di propri dipendenti o ausiliari | Riferimenti |

Inquadramento

Il Collegio sindacale, previsto e disciplinato agli artt. 2397 e ss. c.c., costituisce uno degli organi ricompresi nella struttura organizzativa delle società per azioni che, in sede statutaria, decidono di adottare il c.d. sistema tradizionale.

Tale sistema si caratterizza per la ripartizione dei compiti relativi al funzionamento della società tra i seguenti organi:

  • l’assemblea degli azionisti;
  • gli amministratori;
  • il Collegio sindacale
  • il revisore legale dei conti (ai sensi dell’art. 2409-bis, comma 2, c.c. le competenze del revisore, nelle società che non siano tenute alla redazione del bilancio consolidato, possono essere esercitate dal collegio sindacale, se così prevede lo statuto).

 

Il Collegio, ai sensi dell’art. 2403 c.c., è l’organo societario cui è affidato il compito di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto da parte degli altri organi della società, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e, in particolare, sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società e sul suo concreto funzionamento.

In altri termini, al Collegio Sindacale la legge attribuisce i poteri di controllo e ha lo scopo di garantire la correttezza e la trasparenza nella gestione della società.

Il codice civile, oltre al sistema tradizionale prevede altri due modelli, dualistico e monistico, in cui non è previsto un analogo organo e le rispettive funzioni sono affidate, rispettivamente, nel sistema dualistico al Consiglio di sorveglianza e, in quello monistico, ad alcuni componenti del Consiglio di amministrazione che, pertanto, non svolgono funzioni afferenti alla gestione dell’impresa sociale, ma vanno a comporre il Comitato per il controllo sulla gestione.

Mentre nelle società per azioni che hanno optato per il sistema tradizionale la nomina del Collegio sindacale è obbligatoria, diversamente, per quanto concerne le società a responsabilità limitata, la nomina di un organo di controllo è obbligatoria nei soli casi previsti dall’art. 2477 c.c. e coincidenti con le ipotesi in cui dette società:

  • siano tenute alla redazione del bilancio consolidato;
  • controllino una società obbligata alla revisione legale dei conti;
  • per due esercizi consecutivi abbiano superato due dei limiti indicati dal primo comma dell’art. 2435-bis c.c.

e con riguardo alla disciplina si rinvia a quella dettata in materia di società per azioni. 

 

Ai fini dell’analisi del funzionamento del collegio sindacale nelle S.p.A., oggetto di trattazione del presente contributo, la norma di riferimento è l’art. 2404 c.c. contenuta nel Libro V, Titolo V, Capo V, Sezione VI-bis, Paragrafo III del codice civile.

 

Disciplina generale del Collegio sindacale

Occorre premettere alla trattazione in merito al funzionamento del Collegio sindacale una breve analisi della disciplina generale dettata in materia.

Il Collegio sindacale è composto ai sensi dell’art. 2397 c.c. di un numero variabile fra tre e cinque membri effettivi e due sindaci supplenti.

Almeno uno dei membri effettivi ed uno supplente devono essere iscritti nel Registro dei Revisori Contabili; gli altri membri, se non revisori, devono essere scelti fra gli iscritti in determinati albi professionali (avvocati, commercialisti, ragionieri, periti commerciali, consulenti del lavoro) o fra i professori universitari di ruolo in materie economiche o giuridiche.

I sindaci sono nominati per la prima volta nell’atto costitutivo e, successivamente, dall’assemblea.

Entro trenta giorni dalla notizia della loro nomina devono chiederne l’iscrizione del Registro delle Imprese.

Restano in carica per tre esercizi decorrenti dal giorno dell’accettazione e durante tale periodo non possono essere revocati se non per giusta causa.

L’assemblea provvede alla nomina del presidente del Collegio sindacale.

Le funzioni del Collegio sindacale sono articolate dal Legislatore in doveri e poteri. L’ambito dei primi è fissato dall’art. 2403 c.c. mentre i secondi sono delineati essenzialmente all’art. 2403 bis c.c.

Le fonti sul funzionamento del Collegio sindacale

Il presente contributo ha lo scopo di analizzare il funzionamento del Collegio sindacale delle S.p.A. e, in particolare, di soffermarsi sull’insieme di regole che consentono all’organo societario in esame di svolgere la propria attività ed essere in grado di garantire gli obiettivi cui lo stesso è preposto.

La disciplina relativa al Collegio sindacale è contenuta nel codice civile e, in particolare, come già accennato, la norma di riferimento in tema di funzionamento è l’art. 2404 c.c. contenuta nel Libro V, Titolo V, Capo V, Sezione VI-bis, Paragrafo III del codice civile.

La disposizione citata sancisce che:

  • il Collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni. La riunione può svolgersi, se lo statuto lo consente indicandone le modalità, anche con mezzi di telecomunicazione (art. 2404, comma 1, c.c.);
  • il sindaco che, senza giustificato motivo, non partecipa durante un esercizio sociale a due riunioni del Collegio decade dall'ufficio (art. 2404, comma 2, c.c.);
  • delle riunioni del Collegio deve redigersi verbale, che viene trascritto nel libro previsto dall'art. 2421, comma 1, n. 5 c.c.), e sottoscritto dagli intervenuti (art. 2404, comma 3, c.c.);
  • il Collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Il sindaco dissenziente ha diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso (art. 2404, comma 4, c.c.).

È evidente, prima facie, che la disciplina riservata dal Legislatore al funzionamento dell’organo di controllo è piuttosto scarna, sennonché concorrono a delineare i meccanismi secondo i quali il Collegio opera (i) le previsioni contenute nello statuto di ogni società e (ii) le norme di comportamento del Collegio sindacale per le società non quotate emanate dal Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (CNDCEC).

Segnatamente, viene in rilievo la norma 2.1 sul funzionamento che riporta i seguenti principi:

  • il Collegio sindacale ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento e nello svolgimento delle proprie attività. Si riunisce con cadenza periodica;
  • i sindaci operano, di norma, collegialmente;
  • i sindaci, una volta cessati dall’incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richieste.

 

 In evidenza: il funzionamento del Collegio sindacale nelle società quotate

Le modalità di funzionamento del Collegio sindacale delle società quotate, disciplinate oltre che dal codice civile anche dal T.U.F., sono stabilite, analogamente a quanto avviene per le non quotate, dall’art. 2404 c.c.

A fronte della scarna disciplina è intervenuto il CNDCEC che ha provveduto con apposito e distinto documento a fissare le “Norme di comportamento del Collegio sindacale di società quotate” e con particolare riguardo al funzionamento del Collegio sindacale la Norma Q.2.1., “Funzionamento”, detta i principi in materia che risultano essere i medesimi stabiliti relativamente al Collegio sindacale delle società non quotate.

Nello specifico:

  • il Collegio sindacale ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento e nello svolgimento delle proprie attività. Si riunisce con cadenza periodica;
  • i sindaci operano, di norma, collegialmente;
  • i sindaci, una volta cessati dall’incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richiesta.

 

Per completezza, alle fonti indicate si aggiunge l’art. 2403 bis, comma 4, c.c. che prevede la possibilità per i sindaci di avvalersi di dipendenti e ausiliari ai fini dell’espletamento dei propri compiti, nello specifico la norma prevede quanto segue:

  • nell'espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo i sindaci sotto la propria responsabilità ed a proprie spese possono avvalersi di propri dipendenti ed ausiliari che non si trovino in una delle condizioni previste dall'art. 2399 c.c.

Il principio di collegialità e il ruolo del presidente

Il Collegio sindacale della S.p.A. è un organo necessariamente collegiale, come stabilito dall’art. 2397 c.c. che, nel determinarne la composizione, prevede che sia formato da tre o cinque membri effettivi - soci o non soci - e da due sindaci supplenti.

Pertanto, a differenza dell’organo amministrativo che può essere costituito da un unico soggetto, ossia l’amministratore unico, il Collegio sindacale non può risultare composto da un unico membro.

Al riguardo non si può tacere sul tentativo operato dapprima dalla Legge n. 183/2011 (Legge di stabilità 2012) e dal successivo D.L. n. 5/2012 (c.d. Decreto semplificazioni) di limitare a un solo soggetto la composizione dell’organo di controllo, ovviamente con riferimento alle società aventi piccole dimensioni. Tant’è vero che la prima normativa citata aveva previsto la possibilità in favore delle società aventi ricavi o patrimonio netto inferiori a un milione di euro di nominare un unico sindaco.

Successivamente, con il Decreto semplificazioni tale facoltà venne estesa anche ad altre società, in particolare a quelle stesse società che in forza del disposto dell’art. 2435-bis c.c. hanno la possibilità di redigere il bilancio in forma abbreviata.

È del tutto evidente che una tale impostazione avrebbe garantito il contenimento dei costi legati al funzionamento dell’organo di controllo (M. Vietti, Le società commerciali: organizzazione, responsabilità e controlli, Profili applicativi a dieci anni dalla “Riforma Vietti”, Torino, 2014, 393); tuttavia, la Legge n. 35/2012, in sede di conversione del D.L. n. 5/2012 ha abolito il sindaco unico nelle S.p.A. e la scelta del metodo collegiale con riferimento all’organo di controllo è stata ribadita in sede di Riforma.

Tale premessa risulta necessaria al fine di spiegare le previsioni contenute nell’art. 2404 c.c. che, in tema di funzionamento del Collegio sindacale, disciplinano le regole per le riunioni e le deliberazioni tenendo conto della struttura pluripersonale di tale organo.

La regola della collegialità trova la sua ragion d’essere nel garantire un adeguato grado di ponderatezza nello svolgimento dei compiti di controllo.

In forza di tale principio, gli atti del Collegio verso l’esterno sono sempre e comunque riconducibili allo stesso nella sua globalità e non a un singolo sindaco.

Infatti, un’eventuale ripartizione interna dei compiti non ha efficacia verso l’esterno e se è ammissibile che alcune attività vengano affidate ad uno solo dei sindaci, tuttavia lo svolgimento delle stesse deve essere sottoposto alla valutazione del Collegio (Norme di comportamento del Collegio sindacale, Principi di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate, settembre 2015). E’ perciò che, ai sensi dell’art. 2403 bis c.c., i sindaci possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti di ispezione e di controllo, spetterà tuttavia al Collegio adottare le decisioni necessarie a seguito di atti individuali di ispezione o di controllo (G.F. Campobasso, Diritto commerciale, II, Diritto delle società, Torino, 2015, 406).

Tra i componenti del Collegio sindacale è nominato dall’assemblea, ai sensi dell’art. 2398 c.c., il presidente, che ha funzione di impulso dell’organizzazione, non rivestendo, tuttavia, un ruolo prevalente rispetto agli altri sindaci, poiché non ha né compiti né attribuzioni prevalenti rispetto agli altri membri del Collegio (Norme di comportamento del Collegio sindacale, Principi di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate, settembre 2015).

Il presidente, oltre a un ruolo di impulso, svolge un compito meramente organizzativo:

  • riceve le comunicazioni dirette al Collegio;
  • si occupa di riferirle agli altri componenti;
  • provvede a convocare tempestivamente le riunioni del Collegio quando le date delle adunanze non siano già state concordate con congruo anticipo.

In caso di sostituzione, la presidenza del Collegio è attribuita al sindaco più anziano fino alla successiva assemblea, come è stabilito dall’art. 2401, comma 2, c.c.

 

Il funzionamento del Collegio sindacale: premessa

Alla luce della scarna disciplina prevista dal Legislatore, è pacifico che il Collegio goda di ampia autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento.

Al riguardo, è opportuno rammentare che secondo alcuni autori, il Legislatore nel 2003 (art. 1 D.Lgs. n. 6/2003) ha perso l’occasione per predisporre una disciplina più organica sul funzionamento del Collegio sindacale, infatti si è limitato ad apportare solo alcune modifiche di poca rilevanza all’art. 2404 c.c. (P.P. Ferraro, La Riforma delle società, artt. 2325-2422, in Commentario SandulliSantoro, I, Torino, 2003, 567).

Secondi altri, invece, la scelta di non intervenire dettagliando le disposizioni già in vigore, discende dalla volontà di consentire ad un organo costituito da membri dotati di alta professionalità un ampio margine di autonomia al fine di organizzare lo svolgimento dei propri compiti e, inoltre, l’assenza di formalità consente un più efficace funzionamento dell’organo (F. Ghezzi, Collegio sindacale. Controllo contabile, Artt. 2397 – 2409 septies c.c., in Commentario alla riforma delle società, Egea - Giuffrè Editore, 2005, 227).

 A fronte di tale autonomia, spetta al Collegio prevedere una disciplina adeguata al fine di garantire un efficiente svolgimento dell’incarico e di coordinare i rapporti sia tra i suoi stessi membri sia con la società.

È infatti opportuno che all’inizio dell’incarico il Collegio concordi le modalità di relazione tra i sindaci.

Inoltre i sindaci, una volta cessati dall’incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richieste.

Le riunioni: la cadenza

Il Collegio sindacale si riunisce periodicamente e, nel corso delle proprie adunanze, funzionali all’espletamento dei doveri previsti dall’art. 2403 c.c., ossia al controllo sulla legalità e sull’osservanza dei principi di corretta amministrazione, adotta le delibere necessarie, espressione della volontà collegiale dei sindaci.

Nello specifico, l’art. 2404, comma 1, c.c. prevede che il Collegio sindacale debba riunirsi almeno ogni novanta giorni.

Il Legislatore della riforma è intervenuto modificando la disposizione citata sostituendo il precedente termine temporale espresso in “trimestre” con la previsione secondo la quale il Collegio sindacale debba riunirsi ogni novanta giorni.

L’indicazione della periodicità minima delle riunioni espressa in giorni è più puntuale ed è volta ad evitare i problemi sorti dall’espressione precedente.

Infatti, secondo la previa indicazione temporale, vi era la possibilità di scegliere un giorno qualsiasi nell’arco del trimestre, consentendo che tra una riunione e l’altra passassero anche sei mesi (es. riunione a gennaio – riunione a giugno).

La Riforma non si è rivelata altrettanto dirimente rispetto alle conseguenze in caso di mancato rispetto del termine per riunirsi, oggetto di contrasto interpretativo già in atto prima del 2003.

Sul punto la giurisprudenza da una parte ritiene che il mancato rispetto del termine non costituisca decadenza dell’intero Collegio ai sensi dell’art. 2404, comma 2, c.c., che prevede la decadenza dall’ufficio del sindaco che non partecipa a due riunioni consecutive, bensì rilevi sotto il profilo della revoca per giusta causa dei sindaci ex art. 2400, comma 2, c.c. (Trib. Napoli, 16 marzo 1989, in Soc., 1989, 104).

Dall’altra parte, autorevole dottrina sostiene invece che l’applicazione dell’art. 2404, comma 2, c.c., andrebbe estesa anche nell’ipotesi de qua e che, pertanto, si verifichi la decadenza dell’organo di controllo in caso di mancato rispetto del termine di novanta giorni per la convocazione della riunione.

Tale orientamento argomenta la propria posizione rinvenendo nella previsione del termine la medesima ratio dell’art. 2404, comma 2, c.c., ossia la volontà del Legislatore di evitare l’inattività dell’organo di controllo (G. Domenichini, Società di capitali, Artt. 2380 – 2448, in Commentario a cura di G. Niccolini e A.S. D’Alcontres, II, Napoli, 2004, 759).

A fronte di tale contrasto, dunque, il Legislatore avrebbe potuto introdurre un’eventuale sanzione da applicare nel caso in cui lo stesso non venga rispettato. Sulla questione il CNDCEC ritiene che la mancata previsione da parte del Legislatore di una sanzione porti a ritenere il termine meramente indicativo.

Sotto un profilo operativo, sulla base della previsione di cui all’art. 2404, comma 1, c.c., risulta che in un anno si debbano tenere almeno quattro riunioni del Collegio e che la prima di esse debba tenersi entro novanta giorni dall’iscrizione dell’atto costitutivo nel registro delle imprese.

Un’ulteriore adunanza si terrà in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio per predisporre la relazione di cui all’art. 2429 c.c.

In ogni caso, dal momento in cui i sindaci ricevono dagli amministratori comunicazione del progetto di bilancio (art. 2429, comma 1, c.c.), essi devono riunirsi per tempo al fine di predisporre la loro relazione, anche qualora tale riunione non sia imposta ai sensi dell’art. 2404, comma 1, c.c. perché non decorsi ancora novanta giorni dall’ultima adunanza (P.P. Ferraro, La Riforma delle società, artt. 2325-2422, in Commentario SandulliSantoro, I, Torino, 2003, 568).

Infine, occorre considerare che la previsione di tale periodicità minima non esclude che le riunioni possano svolgersi secondo intervalli di tempi più ravvicinati, qualora ciò sia reso opportuno dall’esercizio delle funzioni del Collegio sindacale.

 

(Segue) la convocazione

Quanto alla convocazione del Collegio, si è già accennato che spetta al Presidente provvedere a comunicare ai sindaci in modo tempestivo la data della riunione, a meno che sia già stato stilato un calendario delle riunioni con adeguato anticipo.

Tuttavia, a fronte del silenzio del Legislatore anche su questo aspetto, è ammissibile che il singolo sindaco abbia la facoltà sia di convocarlo sia di sollecitare il presidente affinché indica la riunione.

La convocazione dovrà, per buon senso, contenere l’indicazione del luogo, del giorno, dell’ora dell’adunanza ed è opportuno che venga redatta in forma scritta per avere la prova della convocazione di tutti i membri del Collegio (G.U. Tedeschi, Il collegio sindacale, Artt. 2397 – 2408, nel Commentario al Codice Civile, diretto da P. Schelesinger, Milano, 1992, 244).

Quanto al luogo in cui dovrà tenersi la riunione, è pacifico che esso possa essere la sede sociale, ma anche un altro luogo, purché individuato e comunicato a tutti i sindaci affinché possano presenziare.

 

(Segue) modalità delle riunioni

Il secondo periodo dell’art. 2404, comma 1, c.c. stabilisce che la riunione possa svolgersi, se lo statuto lo consente indicandone le modalità, anche con mezzi di telecomunicazione.

Tale previsione costituisce un’importante novità della Riforma del 2003 che ha riguardato non solo le modalità di riunione del Collegio sindacale ma anche le modalità di riunione degli altri organi societari: si consideri l’art. 2370 c.c. per l’assemblea e l’art. 2388 c.c. per l’organo di gestione.

Il Legislatore, infatti, prevedendo la possibilità che le riunioni possano svolgersi anche mediante mezzi di telecomunicazione, qualora lo statuto lo preveda, consente uno snellimento della procedura e dei costi ed agevola la possibilità per i sindaci di presenziare alle adunanze.

Affinché la riunione possa svolgersi mediante l’ausilio di mezzi di telecomunicazione, occorre che le modalità previste dallo statuto garantiscano il rispetto del principio di collegialità.

Infatti deve essere consentito a tutti i membri del Collegio:

  • di essere identificati;
  • di assistere alla riunione e di potervi intervenire in tempo reale;
  • di votare simultaneamente;
  • di consentire lo scambio dei documenti relativi alle materie oggetto di discussione (M. Gabelli, S. Morri, Società, Milano, 2016, 697).

Inoltre dovranno essere indicate le modalità di redazione del verbale, della registrazione delle presenze e degli spostamenti e dell’individuazione del luogo in cui si terrà la riunione (F. Ghezzi, Collegio sindacale. Controllo contabile, Artt. 2397 – 2409 septies c.c., in Commentario alla riforma delle società, Egea - Giuffrè Editore, 2005, 231).

Al fine di dare attuazione alla riunione a distanza, gli strumenti utili possono essere:

  • la videoconferenza;
  • l’audioconferenza.

 

 In evidenza: società a responsabilità limitata

Nelle società a responsabilità limitata, in caso di nomina di un solo sindaco, non possono trovare applicazione le disposizioni in tema di S.p.A. che si riferiscono all’obbligo di riunioni periodiche, nonché quelle procedimentali relative ai quorum costitutivi e deliberativi (di cui si dirà nel proseguo), dal momento che non sussiste un organo collegiale.

 

 

 

 

 

 

 

(Segue) decadenza dall’ufficio di sindaco

L’art. 2404, comma 2, c.c. dispone che il sindaco che, senza giustificato motivo, non partecipi durante un esercizio sociale a due riunioni del Collegio decada dall'ufficio. Trattasi di un’ipotesi di c.d. decadenza sanzionatoria.

 

 In evidenza: decadenza sanzionatoria

Il Legislatore utilizza lo strumento della decadenza sanzionatoria anche in altre norme:

  • all’art. 2405, comma 2, c.c., secondo il quale i sindaci che non assistono, senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a due adunanze consecutive del Consiglio d'amministrazione o del Comitato esecutivo, cui hanno l’obbligo di assistere, decadono dall'ufficio;
  • all’art. 2399 c.c., che contiene l’indicazione delle cause di ineleggibilità e di decadenza dei sindaci. Se un soggetto che rientra in tale ipotesi viene eletto sindaco, decade dalla carica.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Si osserva, in primo luogo, che l’assenza consecutiva da due riunioni del Collegio sindacale deve essere ingiustificata, vale a dire che la decadenza si verifica in assenza di motivazioni valide, le quali devono essere oggetto di indagine da parte dei sindaci.

In secondo luogo, è da notare che la norma in commento non specifica se la decadenza dall’ufficio di sindaco operi automaticamente oppure se sia necessario l’accertamento della causa della decadenza da parte degli organi sociali.

Il silenzio del legislatore sul punto ha dato adito a un dibattito al riguardo.

Da un lato, la giurisprudenza ha ritenuto che la decadenza dall’ufficio si verifichi ipso iure e l’eventuale delibera dell’assemblea avrebbe efficacia dichiarativa e non costitutiva (Trib. Genova, 27 aprile 1995, in Soc., 1995, 1605; Cass. Civ., 1° aprile 1982, n. 2009, in Giust. Civ. Mass. 1982, fasc. 4, e in Giur. Comm. 1982, II, 570.).

Dall’altro lato, invece, numerosi autori hanno sostenuto che sia necessaria una delibera costitutiva da parte dell’assemblea che accerti l’assenza del sindaco da due riunioni durante un esercizio sociale (G. Domenichini, Società di capitali, Artt. 2380 – 2448, in Commentario a cura di G. Niccolini e A.S. D’Alcontres, II, Napoli, 2004, 742).

La ratio di tale considerazione è da rinvenirsi nella necessità di rispettare le forme di pubblicità relative alla pubblicazione della cessazione dalla carica nel registro delle imprese.

Il sindaco decaduto ha la facoltà di adire la competente Autorità Giudiziaria al fine di richiedere la reintegrazione dell’ufficio e il risarcimento dei danni connesso (G. Serraino, Artt. 2397 – 2420 ter c.c., in Commentario al Codice Civile, a cura di P. Cendon, Giuffrè, 2010, 27).

In caso di decadenza di uno dei sindaci, l’art. 2401 c.c. prevede il subentro dei sindaci supplenti in ordine di età, sempre nel rispetto dei requisiti previsti dall’art. 2397, comma 2, c.c.

 

(Segue) il verbale delle riunioni

Le riunioni, le deliberazioni e l’attività svolta dal Collegio sindacale devono essere riportate in un apposito verbale sottoscritto da tutti i sindaci intervenuti e poi trascritto nel libro di cui all’art. 2421, comma 1, n. 5 c.c., ai sensi dell’art. 2404, comma 3, c.c.

La norma in commento non fornisce ulteriori indicazioni circa la redazione del verbale, tuttavia la dottrina e, in generale, i principi generali e la prassi hanno contribuito a delineare alcune indicazioni per l’elaborazione di tale documento.

Innanzitutto, la redazione del verbale può spettare al presidente del Collegio così come a un altro sindaco con funzioni di segretario, che deve provvedervi contestualmente alla riunione o subito dopo.

Quanto al contenuto, esso deve essere analitico e, in particolare, deve indicare:

  • la data e il luogo della riunione;
  • i sindaci intervenuti e quelli assenti, con specifica indicazione di quelli che hanno giustificato la propria assenza;
  • le persone che, invitate, sono intervenute alla riunione e la loro qualifica;
  • l’attività svolta e gli accertamenti eseguiti;
  • le eventuali conclusioni raggiunte e le deliberazioni adottate;
  • i documenti eventualmente pervenuti al Collegio da altri organi, comitati o soggetti.

Il verbale, così redatto, deve essere sottoscritto da tutti i partecipanti alla riunione; ciò è possibile laddove tutti siano d’accordo sul contenuto, e nel caso in cui uno dei sindaci sia in disaccordo, egli  ha il diritto di chiedere, ai sensi dell’art. 2404, comma 4, c.c., che venga dato atto nello stesso documento del proprio dissenso. La registrazione del dissenso espresso da uno o più sindaci, che può riguardare sia il merito della decisione adottata dalla maggioranza sia le regole procedurali seguite, ha un valore fondamentale sotto più profili.

Innanzitutto, rileva in tema di responsabilità degli amministratori, ma al riguardo occorre preliminarmente precisare che non è prevista con riguardo alla disciplina del Collegio sindacale norma analoga all’art. 2392, ultimo comma, c.c. Secondo il disposto della disposizione citata, la responsabilità degli amministratori non riguarda coloro che, immuni da colpa, abbiano fatto annotare senza ritardo il proprio dissenso nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio, dandone immediata comunicazione per iscritto al presidente del Collegio sindacale. È preferibile la tesi che sostiene un analogo trattamento anche per i sindaci dissenzienti il cui dissenso e i relativi motivi siano iscritti nel verbale (G.U. Tedeschi, Il collegio sindacale, Artt. 2397 – 2408, nel Commentario al Codice Civile, diretto da P. Schelesinger, Milano, 1992, 264; P.P. Ferraro, La Riforma delle società, artt. 2325-2422, in Commentario SandulliSantoro, I, Torino, 2003, 570).

Alla luce di ciò, pertanto, l’iscrizione del dissenso avrebbe la funzione di escludere la responsabilità del Sindaco rispetto alla deliberazione adottata dal Collegio o di altra attività illecita posta in essere da quest’ultimo.

Il dissenso può essere esercitato anche dal sindaco che non abbia presenziato alla riunione in cui si sia adottata la deliberazione da cui diverge la propria posizione e che, quindi, possa esprimere parere contrario all’adunanza successiva.

In secondo luogo, l’iscrizione del dissenso nel verbale può essere considerato un indice di eventuale cattiva gestione della società.

Infine, come precisato nelle regole di comportamento del CNDCEC, il verbale costituisce un valido strumento per permettere al sindaco assente di conoscere la discussione avvenuta in sede di riunione e le deliberazioni assunte dai sindaci.

Il verbale, una volta redatto, deve essere trascritto nel libro previsto dall'articolo 2421, comma 1, n. 5 c.c., ossia il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio sindacale, della cui tenuta si occupa il Collegio stesso.

 

 In evidenza: società a responsabilità limitata

Nelle società a responsabilità limitata è opportuno che il sindaco unico rediga periodicamente il verbale nel quale indichi l’attività svolta e i controlli effettuati e provveda a trascrivere tale documento nel libro dei verbali e delle “decisioni” dell’organo di controllo.

 

 

 

 

 

 

 

(Segue) i quorum: costitutivo e deliberativo

Dato il carattere collegiale dell’organo di controllo e tenuto conto che nell’espletamento delle proprie funzioni, esso è chiamato ad esprimersi tramite l’adozione di deliberazioni, occorre che siano delineate le regole affinché si possa ritenere validamente adottata una delibera e che questa sia manifestazione dell’intero Collegio dei sindaci.  

A tale riguardo, l’ultimo comma dell’art. 2404 c.c. prevede che il Collegio sindacale sia regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e deliberi a maggioranza assoluta dei presenti.

Si tratta di una novità della Riforma del 2003; la precedente disciplina prevedeva infatti soltanto un quorum deliberativo stabilendo che la deliberazione venisse adottata a maggioranza assoluta, senza che fosse chiarito se la maggioranza si riferisse ai presenti o ai sindaci in carica.

Tuttavia, occorre precisare che, ancor prima dell’intervenuta Riforma la dottrina, al fine di chiarire i dubbi relativi al quorum costitutivo, riteneva che le riunioni fossero regolarmente costituite con la presenza della maggioranza dei componenti effettivi del Collegio.

La ratio di tale previsione risiede nel garantire il corretto svolgimento delle funzioni collegiali, escludendo che le decisioni possano essere adottate da uno soltanto dei sindaci quando gli altri non siano presenti.

È da notare fin da subito che si pone il problema dell’ipotesi in cui al Collegio partecipino sindaci in numero pari e, pertanto, non si possa formare una maggioranza, poiché la norma non prende in considerazione tale eventualità e, conseguentemente, si auspica che sia lo statuto a fornire indicazione adeguate per fare fronte a una tale evenienza.

Per quanto riguarda il voto non è prevista rispetto al Collegio un’analoga regolamentazione che, invece, si rinviene con riguardo al Consiglio di amministrazione e, segnatamente, relativa al sindaco votante che si trovi in conflitto di interessi e al voto per rappresentanza.

Sotto il primo profilo, mentre l’art. 2391 c.c. regola, per il Consiglio di amministrazione, l’ipotesi in cui un amministratore sia in conflitto di interessi con la società, una norma analoga che prenda in considerazione l’ipotesi in cui il sindaco si trovi in conflitto di interessi con la società non esiste, tuttavia è opportuno che al verificarsi di una tale situazione il sindaco si astenga dal voto facendone dare atto nel verbale.

Anche sotto il secondo profilo, sempre per il Consiglio di amministrazione il Legislatore ha previsto, con una disposizione ad hoc (l’art. 2388, comma 3, c.c.), che il voto degli amministratori non possa essere dato per rappresentanza.

Nulla è specificato per i sindaci; nonostante ciò è dato presumere che, data la natura personale della posizione di sindaco, sia escluso che lo stesso possa votare mediante un rappresentante (G.U. Tedeschi, Il collegio sindacale, Artt. 2397 – 2408, nel Commentario al Codice Civile, diretto da P. Schelesinger, Milano, 1992, 267).

 

(Segue) Invalidità delle deliberazioni

Il Legislatore, neppure con la Riforma del 2003 è intervenuto in tema di invalidità delle deliberazioni adottate dal Collegio, nulla infatti continua ad essere previsto rispetto alle cause di invalidità, alla legittimazione ad impugnare e al relativo procedimento.

A fronte di tale vuoto normativo si è espressa la dottrina, sebbene essa non sia giunta ad un accordo sul punto.

Infatti, mentre una parte degli autori ritenga applicabile la disciplina prevista per l’invalidità delle deliberazioni adottate dall’organo assembleare prevista dagli artt. 2377 e ss. c.c. (G.U. Tedeschi, Il collegio sindacale, Artt. 2397 – 2408, nel Commentario al Codice Civile, diretto da P. Schelesinger, Milano, 1992, 270), sostenendo che la disciplina dell’invalidità delle delibere assembleari sia più dettagliata rispetto a quella prevista per le delibere dell’organo gestorio e, inoltre, che anche le disposizioni riferite a queste ultime debbano essere integrate per alcuni aspetti dagli artt. 2377, 2378 e 2379 c.c., altra parte della dottrina considera più opportuna l’applicazione analogica della disciplina dettata per le delibere del Consiglio di amministrazione (G. Domenichini, Società di capitali, Artt. 2380 – 2448, in Commentario a cura di G. Niccolini e A.S. D’Alcontres, II, Napoli, 2004, 759).

Coloro che fanno parte della prima corrente dottrinale argomentano altresì che l’attività deliberativa del Collegio sindacale presenta maggiori punti in comune con quella dell’assemblea piuttosto che con le decisioni del Consiglio di amministrazione, aventi carattere discrezionale e gestorio.

Secondo questo orientamento, dunque, è opportuno applicare la disciplina menzionata sebbene l’impugnazione delle deliberazioni sindacali debba necessariamente essere consentita secondo limiti strettissimi per evitare il rischio di paralizzarne l’attività di controllo.

Secondo altri autori, invece, la seconda interpretazione è preferibile alla luce della Riforma, poiché riflette quella ibridazione, sia pure con i dovuti accorgimenti, tra organo di gestione e organo di controllo, che si riscontra nei modelli alternativi di corporate governance (monistico e dualistico) (P.P. Ferraro, La Riforma delle società, artt. 2325-2422, in Commentario SandulliSantoro, I, Torino, 2003, 571).

A tali orientamenti se ne aggiunge un terzo, in forza del quale è utilizzabile il solo rimedio del ricorso al Tribunale previsto dall’art. 2409 c.c. e la revoca dei sindaci.

In conclusione, occorre rammentare che la giurisprudenza non ha avuto modo di pronunciarsi sul tema se non in rare occasioni, probabilmente anche perché nei fatti le delibere del Collegio hanno una valenza interna e non sono idonee a produrre danno.

Utilizzo di propri dipendenti o ausiliari

Al fine di rendere l'azione del sindaco tempestiva ed efficace l’art. 2403 bis c.c., al comma 4, dispone che nell'espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo i sindaci possano avvalersi sotto la loro responsabilità ed a proprie spese di propri dipendenti ed ausiliari che non si trovino in condizioni di ineleggibilità o di decadenza alla carica di sindaco.

Innanzitutto, deve trattarsi di soggetti legati al sindaco da un rapporto di lavoro subordinato o autonomo che abbiano i requisiti tecnico – professionali idonei allo svolgimento dei compiti loro affidati.

In particolare, il sindaco può avvalersi di:

  • dipendenti e collaboratori del suo studio, compresi i praticanti, che non trovino in una delle situazioni di ineleggibilità o di decadenza di cui all’art. 2399 c.c.;
  • soggetti esterni, persone fisiche o soggetti giuridici collettivi (comprese le persone giuridiche), a condizione che i loro rappresentanti e le persone che operano direttamente presso le società non si trovino in una delle situazioni di ineleggibilità o di decadenza di cui all’art. 2399 c.c. (Norme di comportamento del Collegio sindacale – principi di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate del CNDCEC – settembre 2015).

Nell’ipotesi ini cui un sindaco intenda avvalersi di un proprio collaboratore deve darne notizia al Collegio e all’organo amministrativo affinché trovi legittimazione l’attività dello stesso: quest’ultima, inoltre deve essere messa a verbale oppure deve essere conservata la relativa documentazione di supporto.

È altresì possibile che l’attività dei dipendenti e degli ausiliari sia finalizzata al sostegno dell’intero Collegio, in tal caso è opportuno che l’esercizio della stessa sia preventivamente deliberato dal Collegio stesso.

Nello specifico, l’attività d’ispezione e di controllo che questi soggetti possono svolgere consiste solamente nella fase cognitiva e istruttoria della funzione di vigilanza, mentre le fasi di valutazione e di giudizio sono esclusivo appannaggio del Collegio.

Inoltre, i dipendenti e gli ausiliari possono partecipare alle riunioni del Collegio, ma non possono ricevere la delega per la partecipazione alle adunanze del Collegio, del Consiglio di amministrazione, del Comitato esecutivo e delle assemblee.

Nello svolgere il proprio operato i dipendenti e gli ausiliari sono tenuti al rispetto dei doveri di riservatezza in merito alle informazioni acquisite e, come previsto dall’art. 2403 bis c.c., l’organo amministrativo può rifiutare l’accesso a informazioni riservate.

Infine, sarà il sindaco che si è avvalso dell’ausilio di tali soggetti ad esserne responsabile per il risarcimento dei danni in sede civile, salva la possibilità per il sindaco di rivalersi nei confronti dei collaboratori.

 

 In evidenza: S.p.A. quotate

L’art. 154 T.U.F. “Disposizioni non applicabili” stabilisce che, tra le altre norme, l’art. 2403 bis c.c. in tema di poteri del Collegio sindacale non si applichi alle società con azioni quotate.

È l’art. 151 T.U.F. a disciplinare l’ipotesi in cui sindaci possano avvalersi di dipendenti e ausiliari per il compimento di alcune attività. La disposizione citata prevede che i sindaci possono avvalersi, sotto la propria responsabilità e a proprie spese, di dipendenti e ausiliari che non si trovino in una delle condizioni di ineleggibilità ed incompatibilità previste dall’art. 148, comma 3, T.U.F . per valutare l’adeguatezza e l’affidabilità del sistema amministrativo – contabile.

La società può rifiutare agli ausiliari l’accesso a informazioni privilegiate.

Inoltre, ai sensi dell’art. 151, comma 2, T.U.F., il Collegio sindacale può altresì, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l'assemblea dei soci, il consiglio di amministrazione od il comitato esecutivo ed avvalersi di dipendenti della società per l'espletamento delle proprie funzioni.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Riferimenti

Normativi:

 

Prassi:

  • Norme di comportamento del Collegio sindacale – principi di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate del CNDCEC – settembre 2015
  • Norme di comportamento del Collegio sindacale di società quotate del CNDCEC – 15 aprile 2015, aggiornate il 30 aprile 2018

 

Giurisprudenza:

 

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